O piloto bem sucedido que aposentou a agenda de papel e deu lugar a um aplicativo de mensagens instantâneas para comunicação escolar – Apreender

Conversamos com o Colégio Elvira Brandão e com o app Pertoo para contarmos a história completa de um piloto que uniu as duas pontas: empreendedor e escola

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O Colégio Elvira Brandão é centenário. Mas tantos anos de vida não impedem a escola de se abrir para a inovação. Pelo contrário. Segundo o Ministério da Educação, o Elvira é um dos colégios mais inovadores e criativos do Brasil. Já o aplicativo Pertoo nasceu na era da conectividade, com o objetivo de diminuir as distâncias entre familiares e escolas, agilizando a comunicação entre as duas pontas.

O que uniu o colégio e a startup? O Elvira Brandão tinha um problema: a comunicação com os pais. Usava como ferramenta agenda de papel e emails para recados e avisos. A startup oferece a solução. Estimular o engajamento entre escola e a família dos alunos por meio de um aplicativo fácil de usar, com mensagens instantâneas. Funciona assim. Pais e educadores se cadastram. Por meio do app, a escola envia comunicados, boletos, newsletters, relatórios, arquivos e mesmo fotos e vídeos para que os pais possam ver como os filhos estão.

Oferta e demanda se encontraram e resultaram em uma parceria de um ano que obteve bons resultados e envolveu diferentes atores, métodos de avaliação e pesquisas com o público impactado. A Apreender conversou com os envolvidos no processo de implementação da solução dentro da escola e conta sobre o que funcionou, o que não funcionou, erros, acertos e os maiores aprendizados desse piloto.

“Nós, do Elvira, já estávamos com a intenção de testar um app de comunicação escolar. A comunicação com os pais é essencial e precisa ser muito bem feita, o que não estávamos conseguindo. Primeiro porque não utilizávamos a ferramenta certa. Segundo porque o conteúdo não era interessante o suficiente. Quando encontramos o Pertoo soubemos que seria uma boa parceria”, conta o diretor Renato Júdice.

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O pré-piloto

A equipe do Elvira estava pesquisando apps que facilitassem a comunicação com os pais de alunos. O que chamou a atenção no Pertoo foi o fato de se posicionarem como uma solução de comunicação, e não como uma “agenda online”, como alguns concorrentes. Após um primeiro contato, o gerente comercial do Pertoo, Alberto Lima, apresentou o produto à escola.

Em novembro de 2015, ele realizou uma demonstração completa do app, via videoconferência de cerca de 30 minutos, para os gestores do colégio. Essa demonstração os ajudou a entender como funciona a ferramenta e quais as suas funcionalidades.

Ao final da demonstração, Alberto teve sinal verde da escola para a implementação do app. O próximo passo foi acertar os termos do contrato. Definiram o tempo do piloto, de um ano, formalizaram as turmas que contariam com a ferramenta, todas as de Educação Infantil e, caso a experiência desse certo, o uso do app em outras salas de aula. Também estabeleceram a remuneração pelo serviço e o pacote inicial para impactar 300 alunos.

Com o contrato assinado, a equipe do Pertoo deu início à configuração e à personalização do app para o Elvira – com direito a nome, cor e logomarca customizados. O Elvira ficou responsável por aprovar o layout e o Pertoo, por publicar o app na Apple Store e na Play Store. Paralelamente a parte burocrática, o Pertoo já levantava os dados dos alunos e dos pais e programava o treinamento com a equipe pedagógica da escola, para uso do aplicativo.

O treinamento, aliás, é uma das partes cruciais do processo. No caso do piloto do Pertoo no Elvira Brandão, foram realizados dois treinamentos via videoconferência, de aproximadamente 2 horas cada um, ministrados por Alberto para os professores, coordenadores e gestores da escola – cerca de 15 pessoas, no total.

O primeiro treinamento contou com uma apresentação do app e suas funcionalidades. Bem semelhante à demonstração feita anteriormente. Já o segundo foi dedicado a fazer com que a equipe pedagógica do Elvira colocasse a mão na massa e conseguisse se comunicar via aplicativo.

Todo o processo durou cerca de três meses. Até chegar a hora de conectar os pais ao aplicativo. Segundo Alberto, a missão foi bem sucedida por contar com alto nível de engajamento da escola, empenhada em fazer acontecer. Por exemplo: a equipe do Elvira aproveitou uma reunião antes do início das aulas, com todos os pais da Educação Infantil, para apresentar o aplicativo e já fazer o cadastro de cada pai de aluno ali mesmo.

“A ideia foi um sucesso. 90% dos pais já saíram com o Pertoo instalado em seus aparelhos naquele dia”, conta Alberto.

Apesar de ninguém do Pertoo estar no local da reunião, a empresa montou um esquema de plantão, caso desse qualquer problema na instalação do app. E não faltou trabalho. Dois dos  pais que usam o sistema operacional do Windows Phone não conseguiam instalar o aplicativo, por não ter essa versão disponível do app. “Foi uma preocupação e um desafio na hora, mas conseguimos disponibilizar o acesso pela web”, relembra Alberto.

Para Renato, a fase inicial é sempre a mais crítica na parceria entre escola e empreendedor. De acordo com ele, é justamente essa implementação que dificulta e pode desgastar o processo, já que envolve muito trabalho e dedicação na adaptação de novos sistemas, e a escola só colhe os resultados a médio e longo prazos.

“No caso do Pertoo dentro do Elvira não consigo dizer que o processo foi tranquilo. Mas, no geral, foi no grau de complexidade de outros apps e soluções tecnológicas. No fim, o resultado foi positivo”, avalia Renato.

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O dia a dia do piloto

Depois do pré-piloto, é hora de colocar a mão na massa. Este é o momento em que a escola experimenta, põe a ferramenta em prática e avalia seus resultados. Já para o empreendedor, é uma possibilidade de se aproximar da comunidade escolar, ver a sua ferramenta sendo testada e validada, receber feedbacks, avaliar os resultados e aprimorar a solução.

Um dos ingredientes essenciais para fazer com que o piloto dê certo é estimular uma boa relação entre a escola e o empreendedor. No caso do Pertoo, eles ficaram a postos para resolver qualquer problema e tirar dúvidas via Skype, telefone, e-mail, WhatsApp – o que ajudou a construir uma relação de confiança.

A relação com o pessoal do Pertoo foi a mais tranquila possível. Nós tínhamos acesso fácil à equipe, a comunicação era frequente e não era unilateral – eles também nos procuravam. Sempre disponíveis e com retornos rápidos”, diz Renato.

Além disso, Alberto e a equipe do Pertoo, uma empresa de Belo Horizonte, também realizaram visitas presenciais ao Elvira Brandão para acompanhar de perto o uso do app na escola e entender o que poderia ser melhorado. Um exemplo foi uma atualização do app, durante o piloto no Elvira: o Pertoo passou a permitir o envio de vídeos pela própria ferramenta.

Ao longo do piloto, também não faltaram desafios. Para Renato, o principal foi a mudança de prática tanto dos pais quanto da escola. “Alguns pais aceitaram rapidamente, mas outros ainda estavam enraizados na questão do e-mail. Tivemos também um desafio interno com as professoras e profissionais que passaram a usar o aplicativo, por exemplo, em relação ao texto, quantidade de posts e formato. Por isso, a formação é essencial”.

Avaliações

Toda ferramenta que se propõe a resolver um problema precisa ter mecanismos para avaliar sua eficiência e o seu impacto. Coletar evidências e acompanhar seu uso é essencial tanto para o empreendedor como para a escola – as avaliações também servem como ponto de partida para mudanças e melhorias. Ao final, tanto a startup quanto a escola, conseguem ver se os dois lados tiveram seus objetivos atingidos.

Uma maneira de realizar essas avaliações é comparar os resultados finais com os objetivos iniciais. As metas principais do Elvira Brandão eram aumentar em pelo menos 30% a taxa de leitura, mantendo a média de comunicados enviados; e de conseguir aproximar os pais da escola por meio da comunicação e do engajamento. Afinal, eram muitos os familiares que não chegavam nem a saber o que acontecia de interessante na escola, gerando insegurança e reclamações.

Diante deste cenário, o Pertoo atingiu o objetivo da escola. Foram milhares de mensagens instantâneas enviadas pelo aplicativo e uma taxa de 99% de leitura, contra 40% da taxa de leitura de e-mails da escola, ou seja, do sistema de comunicação anterior. Um número que nem as pessoas mais positivas esperavam.

“Nós tínhamos em mente que o número de leitura iria melhorar. Afinal, verificar as notificações de um app é algo muito mais dinâmico que no e-mail, por exemplo. No entanto, jamais imaginaríamos que chegaria aos 99%. Para efeito de comparação, no pior mês o Pertoo atingiu a taxa de leitura de 98%”, aponta Renato.

Além disso, para analisar o impacto da ferramenta, o diretor se preocupou em ouvir todos os que estiveram em contato com o app. Para isso, analisou a eficiência do Pertoo em termos de usabilidade e montou ainda duas pesquisas: a primeira feita pelo Google Forms, direcionada aos pais, e a segunda feita por meio do questionário avaliativo da Apreender, direcionada aos coordenadores e educadores.

De acordo com os resultados, os pais acharam a plataforma intuitiva, prática, dinâmica, efetiva e preferem a ferramenta online em comparação às agendas de papel. A taxa de resposta para a pesquisa foi de 35%. Por fim, a pesquisa realizada com os professores, que obteve 100% de respostas, também teve resultado positivo. Pelos educadores, o app foi considerado fácil, responsável por aumentar o engajamento da família e por otimizar o tempo e a prática pedagógica.

No entanto, pais e educadores apontaram como um problema uma lentidão depois da atualização. Todos estes pontos foram passados ao empreendedor durante uma reunião de feedback. A equipe do Elvira Brandão preparou um relatório denso, com críticas, sugestões, elogios, abastecendo o empreendedor de material suficiente para trabalhar internamente e fazer melhorias.

“Fiquei impressionado com a nossa reunião de feedback e o tamanho do profissionalismo do Elvira em realizar uma avaliação interna e externa do Pertoo. O retorno foi muito rico”, afirma o gerente comercial.

Após o piloto, o Elvira optou por expandir o uso do app para a escola inteira. O próximo passo é fazer com que todos os alunos e suas famílias estejam cadastrados no aplicativo. “Teremos agora, em 2017, mais usuários da escola, o que aumenta a nossa responsabilidade de fazer com que essa continue sendo uma parceria de sucesso”, diz Alberto.

A Apreender possui um espaço exclusivo para conectar empreendedores e educadores. Segundo Renato e Alberto, essa conexão é fundamental para que soluções inovadores cheguem até os educadores e sejam usadas, melhoradas, adaptadas por eles. “A plataforma Apreender centraliza essas duas pontas e, com isso, facilita esse encontro”, diz Renato.

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Durante o processo do piloto, as equipes do Elvira e do Pertoo tiveram papel fundamental. Algumas das pessoas que fizeram acontecer:

Pertoo

Alberto Lima, gerente comercial

Ponto de contato do Elvira Brandão desde o momento da demonstração do aplicativo. O fato de estar sempre disponível para tirar dúvidas e resolver problemas contribuiu na relação de confiança com os educadores.

Thalvanes Guimarães, desenvolvedor

Responsável por deixar o aplicativo com a cara do Elvira, fez toda a parte de customização do app para o colégio.

Sávio Grossi, CEO da Pertoo

É o idealizador do aplicativo. Foi Sávio quem criou a solução tecnológica que resolveu o problema do Elvira Brandão. Sem seu entendimento sobre as necessidades de melhorar a forma de comunicação entre escola e pais, a parceria não teria existido.

Elvira Brandão

Renato Júdice, diretor

Entusiasta e incentivador da conexão entre empreendedores e educadores, facilitou o processo. Já trabalhou em startups antes de assumir a direção do colégio, o que facilita no entendimento da linguagem dos dois universos.

Celise Correia, gestora de tecnologia

Responsável pela área tecnológica da escola e a primeira gestora a ter contato com o aplicativo, antes mesmo da demonstração. Ela pesquisava apps de comunicação quando o Pertoo chamou sua atenção pelo posicionamento diferente da solução.

Gabriela Destro, gestora de relacionamento

Resolveu a difícil tarefa de construir pontes entre escola – alunos – pais

Vânia Grecco, gestora pedagógica da Educação Infantil

Abraçou o piloto e o pioneirismo do uso da ferramenta na escola. A área pela qual é responsável testou, experimentou e ajudou nas melhorias da ferramenta.

Fernanda Mares, gestora de comunicação

Assumiu o desafio de estruturar a área de comunicação a ajudar na implementação do aplicativo. Foi responsável também por desenvolver conteúdos mais interessantes para comunicação com os pais.